Bilgilendirme Politikası
İHLAS YAYIN HOLDİNG A.Ş. BİLGİLENDİRME POLİTİKASI
Amaç
Şirketimizin Bilgilendirme Politikasının amacı; Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri, Kurumsal Yönetim İlkeleri ve Şirket Esas sözleşmesi hükümleri çerçevesinde, ticari sır niteliği taşımayan her türlü bilgiyi, Şirketin geçmiş performansını ve gelecek beklentilerini tam, adil, doğru, zamanında, anlaşılabilir ve kolay ulaşılabilir bir şekilde, yerli/yabancı pay sahipleri, potansiyel yatırımcılar, çalışanlar, müşteriler ve ilgili yetkili kurumlar gibi tüm menfaat sahipleri ile eşit bir biçimde paylaşarak sürekli, etkin ve şeffaf bir iletişim sağlamaktır.
Kamuyu aydınlatma konusunda; Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) ile Borsa İstanbul A.Ş. (BİST A.Ş.) düzenlemelerine uyulur ve SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri’nde yer alan prensiplerin hayata geçirilmesine azami özen gösterilir.
Bilgilendirme yapılırken yasal düzenlemelerde öngörülenlere ek olarak, internet sitesi, elektronik posta gönderileri, basın bültenleri, medya kuruluşlarının etkin olarak kullanılması ve SPK tarafından yayımlanan veya bundan sonra yayımlanacak tüm kurallara uyum esastır.
Sorumluluk
Şirketin Bilgilendirme Politikası Yönetim Kurulu’nun yetkisi altında oluşturulur ve uygulanır. Yönetim Kurulu zaman zaman ilgili düzenlemeler gereği bu politikada değişiklik yapma yetkisini de saklı tutar. Bilgilendirme politikası ve politikada yapılacak değişiklikler, Yönetim Kurulu’nun onayını takiben Şirketin internet sitesinde yayımlanır. Bilgilendirme Politikasını gözetmek ve izlemekten Genel Müdür ve Yatırımcı İlişkileri Bölümü sorumludur. Kurumsal Yönetim Komitesi, Yönetim Kuruluna, Denetim Komitesine ve Mali İşler Bölümü’ne “Bilgilendirme Politikası” ile ilgili konularda bilgi verir ve önerilerde bulunur.
Kamuyu Aydınlatma Yöntem ve Araçları
Bilgilendirmeler özel durum açıklamaları, finansal raporlar, yıllık faaliyet raporları, internet sayfası, sunumlar, yatırımcı toplantıları ve bilgilendirme yazıları, basın bültenleri gibi bilgilendirme araçları ile yapılır. Temel Kamuyu aydınlatma yöntem ve araçları aşağıda belirtilmektedir;
-Sermaye Piyasası Mevzuatı ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümlerinden gelen yükümlülük sebebiyle; Sermaye Piyasası Kurulu’nun (II-15.1) Özel Durumlar Tebliğine uygun olarak Tebliğdeki formlar kullanılmak suretiyle Kamuyu Aydınlatma Platformu’na gerekli özel durum açıklamasının yapılması ve açıklamanın www.ihlasyayinholding.com.tr adresindeki web sitemizde de ilan edilmesi,
-Finansal raporların, beyanların ve faaliyet raporlarının Kamuyu Aydınlatma Platformu ve web sitemizde ilan edilmesi,
-Sermaye artırımı sırasında; izahnamenin ve sirkülerlerin web sayfamızda ilan edilmesi,
-Genel kurul çağrısı, temettü ödemesi gibi ilanlar ve duyuruların web sitemizin yanı sıra Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayınlanması,
-Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yıl içerisinde önemli gelişmelere paralel olarak yapılan basın açıklamaları,
-Yatırımcı ve analistlerle yüz yüze ya da telefon, elektronik posta, telefaks vb. iletişim araçları vasıtasıyla yapılan görüşme, iletişim yöntem ve araçları.
Finansal Tabloların Kamuya Açıklanması
Şirketimizin finansal raporları konsolide bazda Türk Ticaret Kanunu, Sermaye Piyasası Kanunu, Vergi Kanunları ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak hazırlanır ve bağımsız denetimden geçirilir. Denetim Komitesinin uygun görüşüyle Yönetim Kurulunun onayına sunulur. Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri tarafından doğruluk beyanı imzalandıktan sonra kamuya açıklanır. Finansal raporlar, Yönetim Kurulu onayını takiben SPK ve BIST düzenlemeleri doğrultusunda ilan edilmek üzere (KAP) Kamuyu Aydınlatma Platformu’na iletilir.
Faaliyet Raporunun Kamuya Açıklanması
Faaliyet Raporunun içeriği uluslararası standartlara; Sermaye Piyasası mevzuatına ve SPK Kurumsal Yönetim İlkelerine uygun olarak hazırlanmakta ve Yönetim Kurulu’nun onayından geçirilmektedir. Faaliyet raporu web sitemiz aracılığı ile kamuya açıklanır.
İsteyen sermaye piyasası katılımcıları Faaliyet Raporunun Türkçe ve/veya İngilizce basılı olarak Yatırımcı İlişkileri Bölümünden temin edebilirler.
Özel Durumların Kamuya Açıklanması
Şirketin özel durum açıklamaları, Yatırımcı İlişkileri Bölümü tarafından Mali İşler Müdürü’nün gözetiminde hazırlanır, imza yetkisine haiz yöneticiler tarafından imzalanarak SPK ve BIST düzenlemeleri doğrultusunda bildirilir.
Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına Kadar, Söz Konusu Bilgilerin Gizliliğinin Sağlanması
İçsel bilgiye sahip İhlas Yayın Holding A.Ş. çalışanları ile iletişim içinde olan diğer taraflar özel durumun oluşması sürecinde ve özel durumun oluşmasından BİST A.Ş. de açıklanmasına kadar geçecek süreçte bu bilginin gizliliğini korumakla yükümlü oldukları hususunda bilgilendirilirler. İlke olarak İhlas Yayın Holding A.Ş. ve İhlas Yayın Holding A.Ş. nam ve hesabına çalışanlar henüz kamuya açıklanmamış, özel durum niteliğinde olan tüm bilgileri hiçbir surette üçüncü kişilerle paylaşmazlar. Bu bilgilerin istenmeden üçüncü kişilere açıklanmış olduğunun belirlenmesi halinde, Sermaye Piyasası düzenlemeleri kapsamında bilginin gizliliğinin sağlanamayacağı sonucuna ulaşılırsa derhal özel durum açıklaması yapılır.
Şirket’imizce içsel bilgiler, esas olarak açıklama yükümlülüğünün doğduğu tarihte kamuya açıklanır. Ancak Şirket’imizin meşru çıkarlarının, yasal hak ve menfaatlerinin zarar görmemesi için gerektiği zaman bilgilerin gizliliğinin sağlanması suretiyle Sermaye Piyasası Kurulu’nun (II-15.1) Özel Durumlar Tebliği’nin 6. maddesi uyarınca; içsel bilginin kamuya açıklanması ertelenebilir. Açıklamanın ertelenmesi için Şirket’imizce ertelenen bilgiyi ertelemenin Şirket’imizin yasal haklarının korunmasına etkisini, yatırımcıların yanıltılması riskini oluşturmadığını ve erteleme süresince bu bilginin gizliliğinin korunması için ne gibi tedbirlerin alındığına ilişkin yönetim kurulu kararı alınır.
İçsel bilginin kamuya açıklanmasının ertelenme sebepleri ortadan kalkar kalkmaz, Şirket’imizce söz konusu içsel bilgi hakkında Kamuyu Aydınlatma Platformuna derhal açıklama gönderilir.
İçsel bilgilerin kullanımıyla ilgili kurallara dikkat edilmesine yönelik olarak “İçsel Bilgiye Erişimi Olanlar Listesi” hazırlanmış ve listede yer alan çalışanlardan, bu bilgileri koruma ve uygunsuz kullanmamalarına yönelik yükümlülüklere vakıf olduklarına ilişkin beyanları alınmış olup, listeye yeni eklenenlerden de beyanlarının alınmasına özen gösterilir.
Özel durumların kamuya açıklanmasına kadar, söz konusu bilgilerin gizliliğinin sağlanmasına yönelik olarak; sermaye piyasası katılımcıları/üçüncü kişilerle bire bir veya gruplar halinde yapılan toplantılarda/görüşmelerde kamuya açıklanmış bilgiler dışında bilgi açıklanmaz.
Şirket’in kamuya yapmış olduğu açıklamalar ile ilgili olarak sonradan ortaya çıkan değişiklikler ve gelişmeler özel durum açıklamaları ile kamuya duyurulur.
Kamuya Açıklama Yapmaya Yetkili Kişiler
Yukarıda belirtilen bildirimlerin dışında, sermaye piyasası katılımcıları tarafından iletilen yazılı ve sözlü bilgi talepleri, gizli ve ticari sır niteliğindeki bilgiler hariç olmak üzere talebin içeriğine göre, Mali İşler Koordinatörlüğü veya Yatırımcı İlişkileri Bölümü tarafından cevaplanır.
Yazılı ve görsel medyaya yapılan basın açıklamaları, sadece Yetkili Yönetim Kurulu Üyelerinin sorumluluğunda yapılabilir.
Bunun haricinde özellikle görevlendirilmedikçe, Şirket çalışanları sermaye piyasası katılımcılarından gelen soruları cevaplandıramazlar. Gelen bilgi talepleri Yatırımcı İlişkileri Bölümü’ne yönlendirilir.
Bilgilendirme yönetimi kapsamında mevzuat ile belirlenenler dışında kamuya, Şirket’in yönetimi, hukuki durumu ve Şirket projeleri ile ilgili bilgiler, görevlendirilmiş yöneticiler ve Yönetim Kurulu Üyelerince yapılacak açıklamalarla sunulur.
İdari Sorumluluğu Bulunan Kişilerin Belirlenmesinde Kullanılan Kriterler
İdari Sorumluluğu bulunan kişilerin belirlenmesinde sermaye Piyasası Mevzuatı dikkate alınmıştır.
Şirketimizde İdari Sorumluluğu Bulunan Kişiler, Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu üyeleri ile Yatırımcı İlişkileri Bölümü çalışanları olarak belirlenmiştir.
Sermaye Piyasası Katılımcıları İle İletişim
Şirket’imiz, ara dönem ve yıllık faaliyet sonuçları ile ilgili beklentiler konusunda yönlendirme yapmaz. Bunun yerine, faaliyet sonuçlarını etkileyen kritik konuları, stratejik yaklaşımlarını ve sektör ile faaliyet gösterilen çevrenin daha iyi anlaşılmasını sağlayan önemli unsurları sermaye piyasası katılımcılarına aktarmayı tercih eder.
Bilgilendirme politikasında aksi belirtilmedikçe, sermaye piyasası katılımcıları ile Şirket’imiz adına, sadece kamuya açıklama yapmaya yetkili kişiler iletişim kurabilir. Sermaye piyasası katılımcıları ile yapılan, kamuya açık olmayan mülakatlarda, henüz kamuya açıklanmamış ve önemli/özel hiçbir bilgi açıklanmaz.
Yüz Yüze Yapılan Toplantılar veya Telefon Görüşmeleri
Sermaye piyasası katılımcıları ile birebir veya gruplar halinde telefonla veya yüz yüze yapılan görüşmeler yatırımcı ilişkilerinin geliştirilmesi programlarının önemli bir parçasıdır. Şirket’imiz, bu tip ortamlarda, yeni bir bilgilendirme yapmayarak; daha önce kamuya açıklanan bilgileri güncellemeyecek ve daha önce kamuya açıklanmamış önemli ve özel bilgileri açıklamayacaktır.
Yönetim Kurulu veya yöneticilerin basınla görüşmelerinde, basından gelecek randevu talepleri Yatırımcı İlişkileri Bölümü bünyesinde değerlendirilecektir. Potansiyel yatırımcılar, pay sahipleri, menfaat sahipleri, basın ve yatırımcıları temsilen finansal kuruluşlardan Şirket’e yöneltilen soruların yanıtlanmasında öncelikli olarak soruların yazılı olarak gelmesi için internet kullanımı teşvik edilecek, fakat tüm sorular bilgilendirme politikası çerçevesince Yatırımcı İlişkileri Bölümü tarafından cevaplanacaktır.
Küçük Yatırımcıların Bilgilendirilmesi
İnteraktif bir bilgilendirilmenin sağlanabilmesi ve spekülatif bilgilendirmenin önlenebilmesi için belirli bir grup yatırımcı ile yapılan tanıtım toplantıları, bilgilendirme toplantıları veya basın toplantılarında açıklanan sunum ve raporlarda yeni bir bilgilendirme yapılmayacak; daha önce kamuya açıklanan bilgiler güncellenmeyecek ve daha önce kamuya açıklanmamış özel bilgiler açıklanmayacaktır.
Tüm bu açıklamalar muhakkak internet sitesinde bulundurulacaktır. İnternet sayfası kullanılırken özel durum açıklamaları ve internet kullanamayan yatırımcıların da bulunduğu dikkate alınarak, içerik buna göre güncellenir. Bilgilendirme yapılırken yöntem olarak, yasal düzenlemelerde öngörülenlere ek olarak, internet sitesi, elektronik posta gönderileri, basın bültenleri, medya kuruluşlarının etkin olarak kullanılması ve SPK tarafından yayımlanan veya bundan sonra yayımlanacak tüm kurallara uyum esastır.
Şirket’imizce içsel bilgiler, esas olarak açıklama yükümlülüğünün doğduğu tarihte kamuya açıklanır. Ancak Şirket’imizin meşru çıkarlarının, yasal hak ve menfaatlerinin zarar görmemesi için gerektiği zaman bilgilerin gizliliğinin sağlanması sureti ile Özel Durumlar Tebliği’nin (II.15.1) 6’ıncı maddesi uyarınca; içsel bilginin kamuya açıklanması ertelenebilir. İçsel bilginin kamuya açıklanmasının ertelenme sebepleri ortadan kalkar kalkmaz, Şirket’imizce söz konusu içsel bilgi hakkında (KAP) Kamuyu Aydınlatma Platformu’na derhal açıklama gönderilir.
Basın Yayın Organları ve İnternet Sitelerinde Çıkan Haber veya Söylentilerin Doğrulanması
Şirket hakkında basın yayın organları veya internet sitelerinde yer alan haber ve söylentiler Yatırımcı İlişkileri Bölümü tarafından güncel olarak takip edilir.
Şirket’imiz hakkında, tasarruf sahiplerinin yatırım kararlarını veya sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek öneme sahip, basın-yayın organları veya diğer iletişim yollarıyla kamuoyunda çıkan, Şirket’imizi temsile yetkili kişiler kaynaklı olmayan ve daha önce özel durum açıklaması, izahname, sirküler, Kurulca onaylanan duyuru metinleri, finansal raporlar ve diğer kamuyu aydınlatma dokümanları kamuya duyurulmuş bilgilerden farklı içerikteki haber veya söylentilerin varlığı halinde, bunların doğru veya yeterli olup olmadığı konusunda, Özel Durumlar Tebliği’nin (II.15.1) “Haber ve Söylentilerin Doğrulanması” başlıklı 9. maddesi uyarınca ortaklıkça bir açıklama yapılır.
Söz konusu haber veya söylentilerin kamuya açıklanması ertelenen bilgilere ilişkin olması durumunda, ertelemeye ilişkin sebeplerin ortadan kalktığı kabul edilir ve şirket tarafından kamuya açıklama yapılır.
Ancak, haber veya söylentilerde yer alan söz konusu bilgi daha önce özel durum açıklaması, izahname, sirküler, Kurulca onaylanan duyuru metinleri, finansal raporlar vasıtasıyla kamuya duyurulmuş bilgilerden oluşuyor ve ek bir bilgi içermiyorsa özel durum açıklaması yapılmaz.
Geleceğe Yönelik Değerlendirmelerin Açıklanması
Şirket’imiz bilgilendirme politikasına uygun olarak, zaman zaman Geleceğe Yönelik Değerlendirmelerini açıklayabilir. Geleceğe yönelik değerlendirmelerin kamuya açıklanmasında mevzuat ile belirlenmiş olan hükümlere uyulması esastır.
Geleceğe Yönelik Değerlendirmelerin açıklandığı yazılı dokümanlarda, Geleceğe Yönelik Değerlendirmelerin hangi varsayımlara dayandığı hangi gerekçelere göre hazırlandığı verilerle birlikte açıklanır. Açıklamada, olası riskler belirsizlikler ve sair nedenlerle gerçek sonuçların beklentilerden farklı olabileceği açıkça belirtilir. Kamuya yapılacak açıklamalarda yer alan geleceğe yönelik bilgiler, tahminlerin dayandığı gerekçeler ve istatistiki veriler ile birlikte açıklanır. Bilgiler, dayanağı olmayan abartılı öngörüler içermez, yanıltıcı olmaz ve Şirket’in finansal durumu ve faaliyet sonuçlan ile ilişkilendirilir.
Geleceğe Yönelik Değerlendirmeler, sadece kamuya açıklama yapmaya yetkili kişiler tarafından ve yukarıda yer alan bilgilere uyanlar açıkça ifade edilmek veya mevcut ve kamuya açık yazılı bir dokümana (basın açıklaması, bilgi dokümanı, Sermaye Piyasası Mevzuatı çerçevesinde daha önce yapılan açıklama vb.) referans verilmek suretiyle yapılabilir.
Geleceğe yönelik değerlendirmeler yönetim tarafından yılda en fazla dört defa kamuya açıklanır. Geleceğe yönelik olarak kamuya açıklanmış değerlendirmelerde önemli bir değişiklik ortaya çıktığında, bu bentte yer alan sayı sınırlamasına tabi olmaksızın açıklama mevzuat hükümleri dahilinde yapılır.
Web Sitesi (www.ihlasyayinholding.com.tr)
Kamunun aydınlatılmasında, SPK Kurumsal Yönetim İlkelerinin tavsiye ettiği şekilde, Kurumsal Web Sitesi (www.ihlasyayinholding.com.tr) internet adresindeki Şirket web sitesi aktif olarak kullanılır. Şirketin Web Sitesinde yer alan açıklamalar, Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri uyarınca yapılması gereken bildirim ve özel durum açıklamalarının yerine geçmez. Kamuya yapılan tüm açıklamalara Web Sitesi üzerinden erişim imkanı sağlanır.
İnternet sitesinde; ticaret sicil bilgileri, ortaklık ve yönetim yapısı, imtiyazlı paylar hakkında bilgi, değişikliklerin yayımlandığı Türkiye Ticaret Sicili Gazetelerinin tarih ve sayısı ile birlikte ortaklık esas sözleşmesinin son hali, özel durum açıklamaları, hisse senedi fiyat bilgisi, yıllık ve ara dönem faaliyet raporları, periyodik finansal tablo ve raporlar, izahnameler ve sirkülerler, genel kurul toplantılarının gündemleri, genel kurul hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanakları, vekâleten oy kullanma formu, kar dağıtım politikası, bilgilendirme politikası, kurumsal yönetim ilkeleri uyum raporu, şirket tarafından oluşturulan etik kurallar, sıkça sorulan sorular, iştirakler ve iletişim bilgileri yer alır.
Web Sitesi buna uygun olarak yapılandırılır ve bölümlendirilir. Web Sitesinin güvenliği ile ilgili her türlü önlem alınır. Web Sitesi Türkçe ve İngilizce olarak SPK Kurumsal Yönetim İlkelerinin öngördüğü içerikte ve şekilde düzenlenir. Özellikle yapılacak genel kurul toplantılarına ilişkin ilana, gündem maddelerine, gündem maddelerine ilişkin bilgilendirme dokümanına, gündem maddeleri ile ilgili diğer bilgi, belge ve raporlara ve genel kurula katılım yöntemleri hakkındaki bilgilere, web sitesinde dikkat çekecek şekilde yer verilir. Web Sitesinin geliştirilmesine yönelik çalışmalara sürekli olarak devam edilir.